Un Encuentro Nacional, a diferencia de otro tipo de convocatorias de carácter más académico, se entiende fundamentalmente como lugar de intercambio de inquietudes y experiencias entre los propios cofrades asistentes. El objetivo fundamental de la organización será procurar el espacio, tiempo y foros adecuados para conseguir el mayor intercambio.

Dejando libertad a los organizadores del Encuentro, se recomienda adaptar el programa a los siguientes porcentajes dentro del horario:

• Ponencias de interés general (no particular de una zona, región, o localidad): mínimo del 25%.
• Actividades que permitan el intercambio de experiencias, la participación y el mutuo conocimiento de los asistentes (talleres, mesas debate, mesas de trabajo, etc…): un 25%. Algunas pueden realizarse de manera simultanea
• Ponencias, charlas u otras actividades para conocimiento del lugar donde se desarrolla el Encuentro, incluidos otros actos de conocimiento de la Semana Santa local: no mas del 25%.
• Comunicaciones particulares presentadas al Encuentro: no mas del 15%
• Temas varios: informaciones generales, informaciones de la comisión permanente o de las actividades de los delegados diocesanos, encuentros de advocaciones, etc.: no mas del 10%.
• Se pueden ensayar también otros medios de potenciar la comunicación entre los asistentes con formas de presentación que no ocupen tiempo (comunicaciones presentadas en paneles, puntos de encuentro…).

En función del desarrollo del programa deberá reservarse suficiente tiempo para fomentar los coloquios posteriores a las ponencias o charlas.

Habrá que tener cuidado cuando pueda existir simultaneidad de actividades de un mismo tipo, evitando que sean todas al mismo tiempo y que se impida la participación en varias.

En cuanto a las comunicaciones, debe evitarse que se conviertan por su extensión en semi-ponencias, o que incidan en aspectos excesivamente particulares, carentes de interés para la mayoría o desconectados de la temática del Encuentro.

Otros Aspectos

Es habitual en los Encuentros que su duración sea de tres días: Viernes, Sábado y Domingo. Se recomienda se siga esta costumbre para facilitar la incorporación de los asistentes desde el primer momento.

En cuanto al alojamiento, señalar la preocupación en primer lugar por el precio y en segundo lugar por la cercanía a la sede; y en todo caso con buenos transportes a la sede.

Las comidas serán sencillas (si se quiere, la de clausura -generalmente cena- puede ser más cuidada), procurando que tengan lugar en un restaurante con capacidad para todos los asistentes (si es posible) y próximo a la sede del Encuentro. Se debe evitar la apariencia de “negocio” con las comidas.

En la presentación de candidaturas, se evitará el excesivo despliegue de medios (audiovisuales, obsequios, stands) y la desmedida presencia de autoridades (civiles y religiosas) en apoyo de la candidatura.

Debe existir un compromiso efectivo a la hora de publicar las conclusiones, sin necesidad de lujos; o al menos en publicarlas en Internet.

Aspectos a tener en cuenta ante el volumen actual de inscritos en los Encuentros

El elevado número de participantes que se da en la actualidad, es un hecho que se vive como inevitable o incluso como muy positivo, porque garantiza una mayor trascendencia social y eclesial del encuentro y del fenómeno cofrade. Asimismo, un mayor número de congresistas se ajusta más el deseo de la localidad organizadora de difundir su Semana Santa. Y permite gestionar mejor los apoyos institucionales, en beneficio de los asistentes; por eso mismo la presencia de autoridades en la presentación de la candidatura (en número moderado) es aceptable.

El encuentro tiende así a convertirse en un gran “evento cofrade”, que concentra en un mismo espacio y tiempo muchas cosas distintas (ponencias, grupos de trabajo, exposiciones, conciertos, feria comercial, reuniones de determinadas advocaciones o grupos…). El límite son las posibilidades de cada sede para desarrollar tantas actividades.

Con este número, es impensable que todos los asistentes tengan los mismos intereses. Se deben planificar actividades distintas, con diversos niveles de participación: conferencias en la gran sala, mesas redondas, grupos de trabajo más reducido… Y ello puede hacerse, en parte, de forma simultánea.

El programa de acompañantes y las actividades sociales están bien para los menos interesados. Al fin y al cabo, todos reciben algún tipo de “información” cofrade: justo la que desean asimilar. Pero evitando que el programa de acompañantes condicione el desarrollo del Encuentro, o que personas inscritas como congresistas se dediquen sólo a hacer turismo.